滨州学院档案管理办法
发布时间: 2010-06-28 浏览次数: 618

滨州学院档案管理办法

 
滨院政〔2010〕143号
 
第一章  总  则
  第一条  为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令),结合我校工作实际,制定本办法。
  第二条  学校档案是指学校在从事招生、教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的材料,是全面反映学校建立和发展过程,体现学校管理水平的历史记录。
  第三条  档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。各系(院)、部门要加强对档案工作的领导和管理,做到“三纳入”(即纳入系院、部门工作规划和计划,纳入各类人员职责范围,纳入各项工作管理制度),“四同步”(即布置、检查、总结、验收各项工作,同时布置、检查、总结、验收档案工作)管理。
  第四条  档案工作贯彻统一领导、分级管理、集中保管的原则,实行文件材料形成单位和课题组立卷归档制度,确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。
  第五条  学校全体师生员工要增强档案意识和档案法制意识,人人有收集、上交、保护、利用档案的义务和权利,也有义务、有责任支持、关心和促进档案事业的发展。
第二章  领导体制与机构
  第六条  学校档案工作由院长领导并接受上级行政管理部门的指导、监督与检查。学校设立档案工作委员会,具体负责组织协调、研究解决档案工作中的重大问题。
  第七条  学校设立综合档案室,为正科级建制,隶属学校办公室。
  第八条  各系(院)、部门应明确一名负责人分管档案工作,根据工作需要配备一名兼职档案员,负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。
  第九条  档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第三章  档案室的性质和职能
  第十条  档案室是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心,负责保存全校党群、行政、教学、学生、科研、产品生产和科技开发、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等各类档案。
  第十一条  档案室的基本任务如下: 
  (一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;
  (二)制定学校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;
  (三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;
  (四)开展学校档案信息的开放和利用工作,服务学校各项工作;
  (五)负责编辑档案参考资料,编制各种检索工具,充分利用现代化手段,积极开发档案信息资源;
  (六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;
  (七)负责全校档案工作人员的业务培训;
  (八)开展档案宣传工作和利用者教育活;
  (九)开展档案学术研究和交流活动;
第四章  档案经费、库房与设备
  第十条  档案工作所需经费单独立项并列入学校年度预算,统筹解决。
  第十三条  档案库房和业务用房,应符合国家有关规定,做到库房、阅览、办公三分开,并配置恒温、恒湿、防火设备,达到防火、防盗、防水、防潮、防鼠、防尘、防光等标准要求,存放声像等特殊载体档案,应有专门库房和相应设备,确保档案保存安全。
  第十四条  学校有计划地为档案室配置复印、录音、摄相、扫描、电脑等设备,确保档案管理现代化的需要,
第五章  文件材料的收集、移交、立卷和归档
  第十  各系(院)、部门必须按照国家规定,定期向学校档案室移交档案,不得以任何借口拖延或拒绝归档。学校所有工作人员在其公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料,必须按照国家的有关规定,收集齐全并及时向档案室或本单位兼职档案人员移交,集中管理。各单位要把文件资料的收集归档列入工作计划,与其他各项工作同时布置,同时检查,同时总结,同时验收。
  第十  移交文件材料,要有严格的手续。各单位从教职工手中收集文件资料,要逐件登记,填写登记表一式二份,移交、接收人签字,各存一份。向学校移交档案,要填写移交目录,一式二份,移交、接收人签字,各存一份。
  第十七条  兼职档案员负责本单位的立卷工作。立卷要在专职档案员的指导下进行,立卷的时间是:
  1.党群类、行政类、外事类、出版类档案材料及教学类、科研类综合部分的档案材料,在每年的6月底前将上年的材料送交档案室。由单位立卷的经档案室检查后方可立卷,在6月底前完成,并移交档案室。
  2.教学、学生类档案,除综合部分外,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)后,于当年10月底前一次性送档案室检查后立卷归档,在11月底前完成,并移交档案室。
  3.科研类档案的研究课题在鉴定验收后两个月内送科研处立卷归档,并向档案室移交。论文、专著发表后直接将原件交档案室;在每年6月底前,科研处将上一年的全部科研档案送交档案室。
  4.产品与科技开发类档案。产品定型鉴定后两个月内完成立卷归档任务,管理性材料在6月底前完成立卷任务,并移交档案室。
  5.基建类档案。在基建项目结束后,由基建部门兼职档案员负责将本项目形成的应归档的基建文件材料整理组卷,并于项目通过鉴定验收后两个月内归档向档案室移交。
  6.仪器设备类档案。由设备文件材料形成单位立卷,在设备验收完成和进口设备索赔期满后,及时将形成的设备管理文件材料整理组卷,并在设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备索赔期满后二个月移交档案室。
  7.财会类档案。在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年6月底前移交档案室。
  8.声像载体档案。声像载体材料,在完成制作后三个月内归档。照片档案在冲洗加工后,编写说明及时送交档案室。
  9.实物类档案。在收到实物档案的3个月内,及时向学校综合档案室移交。
第六章 档案的保管与销毁
  第十八条  档案室应认真执行《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》,对档案进行系统整理、科学分类与管理。
  第十九条  保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定执行。
  第二十条  档案室对保管期限已满的档案,应定期组织鉴定与销毁。鉴定档案保存价值的原则,档案保管期限的标准,销毁档案的程序和办法,要严格按国家规定进行,严禁擅自销毁档案。
  第二十一条  档案室对所保管的档案和资料应定期进行检查,加强档案保护技术的研究与改进,对已破损和字迹褪色的档案,及时修复或复制。遇有特殊情况,应立即报告学校领导,及时处理。
  第二十二条  档案库房的管理,应安排专人负责,档案库房的环境应符合国家有关规定,库房档案的收进和移出应严格履行手续,建立严格的库房管理制度。
  第二十三条  档案室应有专人负责档案统计工作,准确统计全宗和案卷数量、档案利用情况等。按照有关规定,及时向驻地档案行政管理部门和上级主管部门报送“档案工作情况统计报表”。
  第二十条  建立健全档案工作规章制度,促进档案工作科学化、规范化。
第七章  档案的利用和开放
  第二十五条  学校档案室应按照规定向全校和社会开放档案。利用和开放档案的原则如下:
  1.凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,经档案室主任或校长办公室主任批准,可以查阅利用我校属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;
  2.向社会开放档案的利用实行有偿服务,按规定合理收费;
  3.港、澳、台及海外华侨要求利用我校档案,须经有关主管部门介绍;
  4.外国机关或个人要求利用我校档案,应按国家有关规定办理;
  5.未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。
  第二十 学校室藏档案属于下列情况之一者不予开放:
  1.涉及党和国家秘密的;
  2.涉及专利和技术秘密的;
  3.涉及个人隐私的;
  4.档案形成单位规定限制利用的。
  第二十七条  档案室应设立专门的档案阅览室,供查阅档案使用。档案工作人员要严格档案借阅手续、遵守保密制度,主动提供档案检索工具,热情为利用者服务。
  第二十八条  档案室是学校出具本校档案证明的唯一合法机构。档案证明(含档案复制件、摘抄件等)须加盖“滨州学院综合档案室章”方为有效。
第八章  奖励与处罚
  第二十  明确档案工作人员岗位职责,并定期检查和考核。对优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表奖励;对违反《高等学校档案管理办法》规定,造成档案损坏、丢失等工作损失的,予以批评直至处罚。
第九章  附 则
  第三十条  本办法自颁布之日起执行。
  第三十一条  本办法由综合档案室负责解释。
       
              
                                                      2010年6月8日