滨州学院档案实体分类方案
发布时间: 2010-06-28 浏览次数: 126

滨州学院档案实体分类方案

 
第一章     编制说明
  一、编制目的
  为适应我校档案工作日益发展的需要,实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强档案和档案工作的科学管理,更好的为学校的教学、科研和管理等各项服务。根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,制定本方案。
  二、编制原则
   1.本方案的编制把我校档案工作的现状和发展前景结合起来,从实际出发,突出教学、科研档案在全校档案 工作中的中心地位和党政管理档案统率全局的作用。
  2.按照高等学校档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为整体归于相同类别,充分反映高校档案形成的规律、内容和特点,并具有相对的稳定性。
  3.类目划分,严格按从总到分,从一般到具体。做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不相互交叉和包容。
  三、体系结构
  1.类目的划分与标识
  一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质,我校档案确定为十二个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:
   D Q  党群
  主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
  X Z  行政
  主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。
  J X  教学
  主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
  K Y  科学研究
  主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
  J J  基本建设
  主要包括基本建设管理和项目建设中形成的材料。
  C P  产品生产与科技开发
  主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
  S B  仪器设备
  主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
  C B  出版
  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
  W S  外事
  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
  C K  财会
  主要包括财务工作管理和会计核算中形成的文件材料。
  S X  声像
  声像档案是指我校各级组织和个人在社会活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的真实记录。主要包括照片、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等不同载体的文件材料。
  S W  实物
  实物档案是指我校在各项工作及社会活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的、以载体为实物的真实记录。主要包括奖旗、奖杯、奖状、证书、废章、字样等实物。
  一级类目的标识,采取类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母,如“XZ”,即“xing zheng”(行政)的简称。二级类目的标识,采用“双位制”。如“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12、13、……99,但10、20等带“0”的数字不用。三级类目参照二级类目设定,如JX1914为成教学籍类。
  2、档号结构、模式和标识
  (1)档号包括年度号、分类号、件号(2001年以前为案卷号)三部分。
  年度号由四位阿拉伯数字组成。
  分类号是档号的主体,一般由一、二、三类目代号组成。
  件号(案卷号)在分类号最下位内顺序编码,采用阿拉伯数字标识。
  (2)档号模式为
  年度号+分类号+件号(案卷号)
  (3)档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“-”连接。例如:1992年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:1992-JX14-23。
  (4)档案的实体排架
  为维护档案的整体性和方便查找,原则上按一级类目—年代纵向排列。
第二章     主表
  D Q  党群
     11  党务综合
         总支、直属支部综合材料入此。
     12  纪检
     13  组织
     14  宣传教育
     15  统战
         民主党派材料入此。
     16  工会
         妇女工作材料入此。
     17  团委
         学生社团工作入此。
  X Z  行政
     11  综合
         学校评估、教代会和校、系、处等单位综合材料入此
     12  人事
         师资培训材料入此。
     13  监察、审计
     14  武装保卫
     15  后勤
     16  档案、图书、文博
  J X  教学工作
     11  综合
         学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
  12  学科、课程与实验室建设
    专业设置入此。
  13  招生
  14  学籍管理
     学生奖惩材料入此。
  15  课堂教学与教学实践
  16  学位工作
  17  毕业生工作
      毕业生信息反馈工作入此。
     18  教材
     19  成教
     21  电大
  K Y  科学研究
     11  综合
          科研经费管理、学术活动材料入此。
     12  按项目设置类目
         个人科研成果目录
    政法     13          远程教育  32
    中文     14          社科部    33
    英语     15          招办      34
    数学     16          教育科学  35  
    物理     17          音乐      36  
    化学     18          初等教育  37 
    体育     19          经济管理  38    
    教务     21          城市环境  39     
    办公室   22          飞行学院  41  
    图书馆   23          自动化    42
    其他(组织、人事等)   24          实验设备  43
   继续教育 25          总务      44
   计算机   26          基建      45
   美术     27          保卫      46
   历史     28          财务      47
   地理     29          团委学工  48
   生物     31         
  C P  产品生产与科技开发
     11  综合
     12  按产品种类或哦项目设置类目
  J J  基本建设
     11  综合
     12  按单项工程设置类目(把目去掉)
  S B  仪器设备
     11  综合
     12  按仪器设备种类或型号设置类目
  C B  出版
     11  综合
     12  报纸
     13  刊物
     14  书稿
     15  音像
  W S  外事
     11  综合
     12  出国(境)
     13  来校
     14  国际合作与会议
     15  外国留学生工作
  C K  财会
     11  综合
     12  会计报表
     13  会计账簿
     14  会计凭证
     15  工资清册
    奖金、助学金入此
     16  个人住房贷款、房地产抵押、职工集资等
  S X  声像
     12  照片
     13  录音带
     14  录像带
     15  幻灯片
     16  磁盘
     17  影视胶片
     18  缩微胶片
     19  光盘
  S W  实物
     12  奖旗
     13  奖状
     14  奖杯
     15  证书
     16  废章
     17  字样
                          2010年4月