滨州学院立卷归档制度
发布时间: 2010-06-25 浏览次数: 83

滨州学院立卷归档制度


为了使我校档案管理工作制度化、规范化,确保学院各类档案的完整、准确、系统,丰富、完善档案信息资源,根据国家教委《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》,结合学院实际,特制定本制度。
一、归档范围:党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版、基建、设备、产品等各项活动中形成的具有保存和利用价值的各种载体(文字材料、图表、帐簿、声像等)的文件材料。
二、归档原则:归档的文件材料必须对学院、社会有史料和研究价值,具有参考或凭证作用。能够反映学院各部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律,保持文件的原貌,保持彼此间的有机联系和成套性特点。
三、归档时间:
各立卷部门要按要求及时将档案移交档案室。各类档案具体移交时间为:
1、党群类、行政类、外事类、出版类档案材料及教学类、科研类综合部分的档案材料,在每年的6月底前将上年的材料送交档案室。由部门立卷的经档案室检查后方可立卷,并在6月底前完成,并移交档案室。
2、教学、学生类档案,除综合部分外,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)后于当年10月底前一次性送档案室检查后立卷归档。在11月底前完成,并移交档案室。
3、科研类档案的研究课题在鉴定验收后两个月内送科研处立卷归档,并向档案室移交。论文、专著发表后直接将原件交档案室;在每年6月底前,科研处将上一年的全部科研档案送交档案室。
4、产品与科技开发类档案。产品定型鉴定后两个月内完成立卷归档任务,管理性材料在6月底前完成立卷任务,并移交档案室。
5、基建类档案。在基建项目结束后,由基建部门兼职档案员负责将本项目形成的应归档的基建文件材料整理组卷,并于项目通过鉴定验收后两个月内归档向档案室移交。
6、仪器设备类档案。由设备文件材料形成部门立卷,在设备验收完成和进口设备索赔期满后,及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。并在设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备索赔期满后二个月移交档案室归档。
7、财会类档案。在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,期满后的次年6月底前移交档案室。
8、声像载体档案。声像载体材料,在完成制作后三个月内归档。照片档案在冲洗加工后,编写说明及时送交档案室归档。
9、实物类档案。在收到实物档案的3个月内,及时向学院综合档案室归档。
四、归档要求:
(一)严格质量标准
1.归档的文件材料必须保持齐全性和完整性。
2.各类档案的分类立卷、案卷排列、卷内编号要科学、系统、条理;案卷装订要符合要求;封面编目要清楚美观。
3.凡归档的文件材料用纸一律要求纸质优良,文件要求字迹清楚,签署完备,书写符全档案规范要求,用炭素墨水或蓝黑墨水书写,禁止使用纯蓝墨水、铅笔、彩色笔、圆珠笔或复写纸书写,以利于长期保存,按29.7cm×21cm规格(A4)纸装订案卷(特殊情况采用折叠式)。
4.归档的文件材料,必须是原件,而对于没有原件的文件材料,必要时可采用副本或复印件等形式归档,内容必须真实,标题简明确切,制作和书写材料有利于长期保存,格式统一、字迹工整、图象清晰、手续完备、装订整齐、注明保管期限、密级。
(二)严格归档手续
1.各部门从教职工手中收集文件材料,要逐件登记,填写登记表一式两份,交、收件人签字,各存一份。
2.立卷部门向档案室移交案卷,要填写案卷目录一式两份,交、收件人签字,各存一份。
3.文件材料一般归档两份,重要或者使用频繁的应适当增加副本。如竣工图归档不少于两套。电子档案脱机保存两套。